Registro de Proveedores

Requisitos legales y de documentación

Para la selección del proveedor, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

• • Debe encontrarse debidamente constituido mediante el Registro de Cámara de Comercio y/o RUT en caso de ser persona natural régimen simplificado.
  • No debe encontrarse reportado en la lista de sanciones de la ONU y en la lista OFAC (Lista Clinton). El responsable de compras deberá dejar registrado en el campo de observaciones del formato FR-005 INSCRIPCIÓN DE TERCEROS la fecha y hora en la que se verificó la información del proveedor en dichas listas. Esta verificación se realizará al momento de la inscripción del mismo y se actualizará cada año durante los periodos que se establecen en el MS-001 MANUAL SARGLAFT.

En el caso de inscripción de proveedores que se empleen bajo un contrato de prestación de servicios profesionales y que dentro de sus actividades impacten los servicios prestados por la organización y/o la realización del producto, se deberá presentar por parte de éstos los siguientes requisitos:

• • Hoja de vida donde se acredite la educación y experiencia con sus soportes

Requisitos para personas naturales domiciliadas en el paí­s:

• • Copia del RUT (Registro Único Tributario).
  • Carta de autorización para depositar los pagos en una determinada cuenta, la cual debe estar registrada a nombre del proveedor.
  • Planilla de afiliación a la ARL.
  • Planilla de pago de aportes al sistema de seguridad social (salud – pensión), para aquellas personas que se contraten para prestación de servicios profesionales.

Requisitos para personas naturales extranjeras no domiciliadas en el paí­s:

• • Copia del pasaporte o cédula de extranjería.
  • Número de cuenta bancaria la cual debe venir impresa en la factura, o instrucción por escrito del proveedor con los datos correspondientes a la cuenta donde se depositará el pago, incluyendo además, SWIFT, ABA, IBAN, según sea el caso.

Requisitos para personas jurídicas locales. Incluye sucursales y representantes legales:

• • Copia del Registro Único Tributario – RUT.
  • Copia del Registro de Cámara De Comercio.
  • Número de la cuenta bancaria, la cual debe venir impresa en la factura o en carta con membrete y NIT de la empresa.

Requisitos para Organizaciones Internacionales que no posean sucursales y/o representantes legales en Colombia:

• • Número de Identificación fiscal en el exterior o equivalente.
  • Copia del registro mercantil.
  • Número de cuenta bancaria la cual debe venir impresa en la factura, o Instrucción por escrito del proveedor, con los datos correspondientes a la cuenta donde se le depositará el pago, incluyendo además: Swift, Aba, Iban, según sea el caso.

Requisitos SG-SST.

Adicional a toda la documentación solicitada, en caso de que el proveedor realice labores dentro de la compañía deberá presentar el pago de la seguridad social y aquellos requisitos que legalmente son requeridos por su actividad en materia de seguridad y salud en el trabajo. En el caso de las empresas cuya actividad sea Mantenimiento Acondicionadores de Aire, Mantenimiento de Luminarias, Mantenimientos Eléctricos, Mantenimiento Jardines y Servicio de Fumigación deberán presentar los siguientes requisitos:

• • Básico Legal: Reglamento de higiene y seguridad industrial, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, Matriz de identificación de peligros, Copia del acta de conformación del comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigía).
  • Gestión Ambiental (Programa de Gestión de Ambiental, Programa de Gestión de Residuos).
  • Mantener afiliado a su personal durante todo el término de duración de la prestación del servicio sistema de seguridad social.
  • Para los servicios de formación en temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, se requiere: Titulación técnica o profesional en temas relacionados con seguridad industrial, Seguridad y Salud en el Trabajo. Dichos títulos deben estar acordes a la necesidad de formación solicitada, con un mínimo de experiencia demostrable de 1 (un) año.

Adicionalmente, de acuerdo al servicio a prestar se solicita:

• • Mantenimiento Acondicionadores de Aire: certificado de gases utilizados.
  • Mantenimientos eléctricos: Certificado de electricista.
  • Reparaciones Locativas (Obras Civiles): certificado requerido para el trabajo a realizar.
  • Servicio de Fumigación: Hoja de seguridad del químico utilizado para fumigar y registro de autorización de la secretaría de salud o autoridad competente.
  • Vehículos contratados: SOAT, Certificado emisión de gases y Póliza de responsabilidad civil. Copia del pago de seguridad social del conductor, licencia de conducción. Plan Estratégico de Seguridad vial cuando se contraten más de 10 vehículos.
  • Servicios de salud: licencia de secretaria de salud otorgada a la institución, certificado de habilitación para prestar el servicio, licencia de salud ocupacional para los profesionales que presten el servicio, certificado de calibración de los equipos que se utilicen para los exámenes médicos.
  • Elementos de protección personal: ficha de seguridad del EPP y certificado de calidad.
  • Mediciones de Higiene: licencia de la empresa que presta el servicio, licencia de salud ocupacional de los profesionales que prestan el servicio, certificado de calibración de los equipos.
  • Servicios ambientales: licencia otorgada por la autoridad ambiental competente, certificado de calibración de los equipos y certificado de disposición final de los residuos o desechos.
  • Sustancias químicas: hojas de seguridad de la sustancia química comprada. El Responsable de compras verifica que los anteriores requisitos se cumplan y que los proveedores cuenten con la documentación según sea el caso.

Registro de Proveedores

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